Mødemarkedet
Flere taler nu om mødets afkast, hvilket understreger, at møder nu i højere grad anses som en investering, der skal skabe værdi for både arrangør og deltager. Det udfordrer de traditionelle mødeformater, og stiller nye krav branchen.
Se en videopræsentation af indsigterne nederst.
I undersøgelsen af mødemarkedet har vi taget afsæt i de 12 identificerede trends og undersøgt, hvad de betyder for mødeplanlæggere og hvilke muligheder og udfordringer de giver. Overordnet set er der en bred enighed om, at coronapandemien har accelereret behovet for at gøre møder mere engagerende og inspirerende. De nye digitale muligheder gør det mere attraktivt at mødes online, og de fysiske møder skal derfor kunne noget mere og gøres til en oplevelse. Oplevelser var tidligere aktiviteter, som lå rundt om mødet, og var ofte en måde at kompensere for et langt og tungt fagligt program. I kontrast forventer deltagere nu, at selve mødet er en oplevelse, hvilket kalder på nytænkning og et opgør med de klassiske mødeformater. Flere mødeplanlæggere peger på, at oplevelserne skal understøtte mødets formål og flettes ind i programmet, så de bliver en central del. Udover at flugte med mødets faglige formål, skal oplevelserne også være i overensstemmelse med virksomhedens egne værdier.
Bæredygtighed og lokale, autentiske oplevelser
Mange af de interviewede mødeplanlæggere efterspørger bæredygtige løsninger og services i afviklingen af deres møder. Dette bliver bl.a. drevet af et stigende CSR-fokus internt i virksomhederne og bæredygtighed skal derfor tænkes ind i hele deres værdikæde. Bæredygtighed står derfor højt på mødeplanlæggernes tjekliste, men interessant nok, pegede flere af dem på, at det ikke måtte koste ekstra. Ift. mødeplanlæggernes opfattelse af bæredygtighedsbegrebet, nævnte flere af dem, at mange leverandører i branchen har et relativt ensidigt fokus på den miljø- og klimamæssige dimension. Flere virksomheder, særligt de store, er dog begyndt selv at se bredere på bæredygtighed, og har fokus på mere end deres grønne aftryk. Der er derfor et behov for, at flere leverandører begynder at tænke den sociale dimension ind i deres bæredygtighedsindsats og har fokus på deres sociale profil. Det indebærer f.eks. et større fokus på etisk indkøb og hvordan organisationens egne ansatte bliver behandlet.
Det bæredygtige fokus er ikke kun forbeholdt selve mødestedet, det gælder alle aktiviteter ifm. mødet. Det gælder også den stigende efterspørgsel på oplevelser og aktiviteter som en del af mødet. Disse oplevelser skal være lokale og autentiske, og gerne understøtte virksomhedens bæredygtighedsfokus og egne CSR-målsætninger. Autenticitet skal derfor ikke nødvendigvis opfattes som oplevelser, der er forankret i historie, tværtimod skal oplevelserne have fokus på det nære, lokale og unikke ved destinationen og give deltagerne mulighed for at føle sig forbundet med stedet og de lokale.
Risikostyring og fleksibilitet
I kølvandet på coronapandemien er der sket et markant skift i vores arbejdsmønstre og mødeplanlæggere skal indtænke de nye arbejdsformer i deres planlægning. F.eks. arbejder flere nu freelance og hjemmefra. Dette har en betydning for virksomhedsarrangementer, særligt peger mødeplanlæggerne på, at de nye arbejdsformer betyder, at flere nu tilmelder sig i sidste øjeblik. Fremtidens virksomhedsmøder er derfor mere dynamiske, både når det kommer til tilmeldinger, dagsordner og ikke mindst hele logistikken omkring mødet, hvor deltagerne nu selv kan undersøge andre overnatningssteder, transport osv. Denne udvikling berører ikke kun mødeplanlæggerne, men også leverandørerne, hvor der nu er en forventning om, at de imødekommer behovet for øget fleksibilitet.
Destinationens faglige relevans
I mødeplanlæggernes valg af mødested og destinationen, er det ikke kun fleksibilitet, der spiller en rolle. Destinationens faglige relevans har også fået en mere fremtræden rolle og flere mødeplanlæggere har nu også fokus på, at den valgte destination understøtter mødets indhold eller formål. Her kan destinationsselskaberne spille en vigtig rolle og være med til at synliggøre de lokale erhvervsmæssige styrkepositioner, men også de sociale forhold på destinationen. Der er derfor flere faktorer, der spiller ind i valget af destination og mødested, og ofte vil det afhænge af typen af møde. Er det f.eks. et risikomøde, hvor deltagerne selv betaler, vil omkostningsniveau, tilgængelighed og muligheden for at minimere risikoen vægte højst. Modsat er mødet et internt møde, hvor medarbejdere eller kunder er inviteret, så vil destinationen, og dens relevans, betyde mest.
Mødets bredere værdiskabelse
Det strategiske arbejde med at skabe brede og langvarige effekter fra erhvervs- og mødeturismen (også kaldet legacy), har i lang tid været forbeholdt de store videnskabelige kongresser. Men i undersøgelsen af mødemarkedet, er mødeplanlæggerne også blevet spurgt ind til legacy ifm. større møder og virksomhedsarrangementer. Her peger flere på, at for nogen typer af møder, vil arbejdet med legacy være relevant, særligt hvis aktiviteterne understøtter virksomhedens sociale bæredygtighedsmål. Fordi det kan være svært at måle effekterne fra et møde på en destination, udtrykte flere mødeplanlæggere en bekymring for, at nogle ville sætte spørgsmålstegn ved indsatsen. Dertil mente flere også, at den økonomiske værdi (f.eks. erhvervsturisternes forbrug på destinationen) er en vigtig arv i sig selv.